ILMARI® ilmoittautumisjärjestelmä

Yrityksille, yhdistyksille, seuroille ja järjestöille. Säästää työtä ja pitää asiat järjestyksessä. Asentamatta käyttövalmis – vaatii vain Internet-selaimen. Aloituskoulutus ja myöhemmin puhelin/sähköpostituki kuuluu palveluumme.

ILMARI on vaivaton tapa hallita erilaisiin tapahtumiin, kuten kursseihin, seminaareihin, liikuntatapahtumiin, koulutustilaisuuksiin yms. liittyviä ilmoittautumisrutiineja.

Ilmoittautuminen onnistuu puhelimella, tabletilla tai tietokoneella ja voit automatisoida työläitä ja käsityötä vaativia ilmoittautumisten hallintaan liittyviä tehtäviä. ILMARI voi myös vaivattomasti kerätä esim. varuste- tai muut tilaukset. ILMARI luo myös oikeanlaiset laskut, osallistujalistat, excelit jne.

Asiakkaamme säästävät omien laskelmiensa mukaan helposti jopa päivän verran työaikaa yhden tapahtuman järjestelyissä verrattuna vanhaan toimintatapaan.

ILMARI on täysin selainpohjainen sovellus, joka ei vaadi tietokoneeseesi minkään erillisen ohjelman asentamista. Kirjaudut vain sisään selaimella. Suositellut selaimet ovat IE/Edge, Firefox ja Chrome.

ILMARI voidaan myös integroida useimpiin laskutus/reskontrajärjestelmiin.

Turvallinen ratkaisu

Tietoliikenne ilmoittautumislomakkeilta, ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Palvelimet ovat turvallisesti suomessa ja kaikille käyttäjille luodaan henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat.

Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa 24/7. Valvontajärjestelmä on automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista ylläpidettävistä palveluista.

Palvelun laitetilat on varustettu UPS-sähköllä sekä erillisellä varavoimalajärjestelmällä jolla turvataan toiminta useita tunteja kestävien sähkökatkosten aikana. Laitetila on varustettu kahdennetulla jäähdyttävällä ilmastoinnilla. Laitetila vastaa K-luokan väestönsuojatilan vaatimuksia palo-, sirpale- ja sortumasuojaukseltaan.

Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän. Laitekaapeissa on automaattinen palosammutusjarjestelmä. Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty.Tietoliikenne on kahdennettu operaattoriyhteyksien ja aktiivilaitteiden suhteen.

ILMARI-ominaisuuksia

• Tapahtumien luominen ja siihen liittyvien toimintojen: ilmoittautumislomakkeen, paikkalaskurin ja maksulomakkeen/laskun hallinta
• Voit liittää tapahtumiin paikkojen ja varapaikkojen maksimimäärän ja ILMARI huolehtii, ettei annettuja määriä ylitetä (jokainen ilmoittautunut tietää heti pääseekö mukaan vai ei)
• Lasku generoidaan ilmoittautuneen tiedoilla ja yksilöllisellä viitenumerolla
• Ilmoittautumislomakkeen generointi valittujen ja itse luotujen kenttien perusteella
• Responsiivisen ilmoittautumislomakkeen ulkoasun personointi
• Ilmoittautumisten ajantasainen seuranta ILMARIn kautta
• Ilmoittautumistietojensiirto ja lataus omalle koneelle Excel-tiedostomuodossa
• Tapahtumakohtaiset osallistuja- ja seurantalistat tulostettavaksi tai linkitettäväksi
• Helppo sähköpostiosoitteiden poiminta
• Halutessasi tekstiviestien lähetys
• Pääsylippujen lähetys ja tulostusmahdollisuus
• Ryhmäilmoittautumiset, monipaikkavaraukset ja allekirjoitettavat vahvistukset
• Maksujen seuranta pankin viitemaksuluettelon viennillä tai manuaalisesti
• Hyvitys- ja muistutuslaskut
• Verkkomaksumahdollisuus Paytrailin kautta

ILMARI ilmoittautumisjärjestelmän hyödyt

Erilaisiin tapahtumiin ilmoittautuminen on perinteisesti hoidettu joko puhelimitse tai sähköpostilla, joka onkin toimiva ja yksinkertainen, mutta työläs tapa.

Haittana on ollut suuri henkilötyön osuus koko ilmoittautumisketjussa. Sähköpostin kautta tulevat ilmoittautumiset ovat usein muodoltaan ja tiedoiltaan vaihtelevia ja lisätietoja joutuu usein erikseen kyselemään. Tietojensiirto sähköpostista osallistujalistoihin yms. on tehtävä käsin ja se vie aikaa. Tietojen käsinsyötössä tulee helposti virheitä.

Jos tapahtumaan osallistuvien määrä on rajoitettu, ei sitä voida perinteisellä systeemillä seurata reaaliajassa ja estää ylibuukkausta. Samoin peruutuspaikkojen täyttäminen on työlästä. Laskut pitää tehdä käsin ja toimittaa jälkikäteen, jos sellaisia tarvitaan.

ILMARI tuo helpotusta ilmoittautumisten kaikkiin hallintaan liittyviin tehtäviin ja rutiineihin. Voit siis automatisoida suuren osan työläistä rutiinitehtävistä.

Tutustu myös

ILMARI ilmoittautumisjarjestelmän kayttö