Ilmoittautumisjärjestelmän käyttö on helppo oppia. Mitään erillistä manuaalia ei tarvita, vaan kaikki käyttöön liittyvät ohjeet ovat esillä suoraan toimintopainikkeiden tai muiden valintojen vieressä. Lomakkeet on helppo esikatsella ja testata ennen käyttöönottoa.

ILMARIn käyttö ei vaadi atk-alan ammattilaista, vaan rauhallisella toiminnalla, kussakin vaiheessa näkyvien tekstien lukemisella ja ns. maalaisjärjellä käyttö sujuu vaivattomasti.


sivun alkuun

Yritys

 

Rajamäen Uimahalli Oy

Rajamäen Uimahalli on monipuolinen liikuntakeskus, joka tarjoaa uimisen lisäksi monia muita liikuntamuotoja ja -mahdollisuuksia. Rajamäen Uimahalli hoitaa ILMARilla kaikki tapahtumat, jotka vaativat ilmoittautumista. Netti-ilmoittautuminen, tapahtuman rajoitetut paikkamäärät ja varapaikat, tapahtuman maksut ja osallitujalistat ja -kutsut.

Uimakoulut ja vesiliikuntatapahtumat
Rajamäen Uimahalli järjestää eri ikäisille ja tasoisille lapsille ja aikuisille yli 60 uimakoulua ja kymmeniä muita tapahtumia vuosittain.

Tapahtuman vastuuhenkilö luo ILMARIn hallintajärjestelmällä kuvauksen tapahtumasta, jossa hän asettaa esim. tapahtuman hinnan, paikkojen lukumäärän ja tapahtuman ajankohdan. Uimahallin sivuilla on ylävalikon valinta Ilmoittautuminen, josta avautuu oma sivunsa, johon luotu tapahtuma linkittyy automaattisesti.

Sivulla näkyy tapahtuman nimi, ajankohta ja jäljellä olevien paikkojen määrä. Tämä teksti on samalla linkki kyseisen tapahtuman ilmoittautumislomakkeeseen. Sivujen käyttäjän on helppo nähdä mihin tapahtumaan vielä mahtuu, valita näin haluamansa tapahtuma ja ilmoittautua siihen. Ilmoittautumisen jälkeen asiakas saa eteensä viitteellisen maksulomakkeen, jonka mukaan voi maksaa ja tarvittaessa tulostaa sen.

Uimakoulun vastuuhenkilöt selaavat ilmoittautumistietoja ja tulostavat osallistujalistat haluamillaan tiedoilla. Osallistujalistaan he voivat valita mukaan sarakkeet kutakin uimakoulukertaa varten, jolloin on helppo merkitä läsnäolijat.

Kaikki osalllistujille lähtevät viestit kirjoitetaan suoraan ILMARIssa ja lähetetään jokaiselle kyseiseen tapahtumaan ilmoittauneelle sähköpostitse tai tulostetaan heille oikeilla nimi- ja osoitetiedoilla varustetut kirjeet.

Käyttäjän mielipide:

Rajamäen uimahalli, Ilmari, ilmoittautuminen, lomake, tapahtumaVisiomme on olla vuonna 2010 Keski-Uudenmaan kannattavin ja palvelutarjonnaltaan personoiduin uimahalli. Näen Ilmarin olevan yksi niistä viisaista valinnoista, jonka kautta visiomme on mahdollista toteutua. Palveluistamme ja tuotteistamme on Ilmarin avulla helpompi rakentaa entistä personoidumpia ja Ilmari säästää työntekijöiltämme huomattavasti työaikaa ohjausryhmiemme organisointiin ja hallintaan liittyvissä asioissa.
- Juha Ahonen, toimitusjohtaja, Rajamäen Uimahalli Oy


sivun alkuun

Urheiluseurat

 

Vantaan Jalkapalloseura (VJS)

VJS on pelaajamäärältään Suomen kolmanneksi suurin junioriseura. Länsi-Vantaalla toimivassa seurassa on n. 1300 lisenssipelaajaa ja yli 70 joukkuetta. Seurassa toimii arviolta 500 henkilöä valmentajina, ohjaajina, huoltajina ja joukkueenjohtajina. Tämän laajan ja vaativan jalkapalloyhteisön toiminnan kehittämiseksi on seurassa laadittu VJS-linja, jonka valmennuspuolen ohjeistus VJS-valmennuslinja on otettu käyttöön loppuvuonna 2004 ja julkaistaan nettiportaalimuodossa syksyllä 2006.

VJS järjestää koulutusta, leirejä, turnauksia yms. Vastuuhenkilö luo yksittäisen tapahtuman ILMARIin ja linkki tapahtumaan päivittyy VJS:n sivuille. Osallistujat ilmoittautuvat suoraan netin kautta oman seuran sivuilta.

VJS saa ILMARIsta suoraan osallistujalistat ja voi kirjoittaa ja lähettää tapahtumaan liittyvät tiedotteet osallistujille. Osallistujat itse tallentavat omat tietonsa ja saavat automaattisesti viitteellisen maksulomakkeen.

Seminaaria, leiriä tms. varten merkitään osallistujamäärä ja otetaan vastaan tietty määrä varapaikalle ilmoittautuneita. VJS:n päivittäjä tekee mahdolliset peruutukset ILMARIssa ja lähettää varapaikalla olevalle ilmoituksen saadusta paikasta ja linkin maksulomakkeeseen.

VJS käytti ensin pelkkää ilmoittautumisjärjestelmää pari vuotta ja otti sitten käyttöön myös jäsenrekisterin.

Käyttäjän mielipide:
VJS - ilmoittautuminen, tapahtumien hallinta ja jäsenrekisteri"Aiemmin saattoi mennä tunteja ilmoittautumislomakkeen tekemiseen nettisivuillemme. Nyt yhden tapahtuman luomiseen ILMARIssa menee muutama minuutti, sen jälkeen osallistujat (tai vanhemmat) itse täyttävät kotisivujen kautta ilmoittautumis- tai tilauslomakkeeseen juuri ne tiedot, jotka olen määritellyt. ILMARIn kautta pääsen katsomaan reaaliajassa ilmoittautumistilannetta ja voin myös siirtää tiedot exceliin. Tiedotteet osallistujille voin lähettää ILMARIn kautta sähköpostilla ja osallistujat saavat laskunsa heti. Aikaa säästyy melkoisesti."
- Veli-Matti Rinnetmäki, junioripäällikkö, VJS

Leppävaaran Pallo ry (LePa)

Leppävaaran Pallon P94 on ollut pilottikäyttäjänä mukana ILMARIn kehittämisessä. Nyttemmin koko seura on valinnut käyttöönsä sekä ilmoittautumis- että jäsenrekisterijärjestelmän kokonaispakettina.

Jalkapalloleirit
Leppävaaran Pallon P94 -joukkue järjestää leirejä, turnauksia yms. Joukkueen vastuuhenkilö luo yksittäisen leirin ILMARIin tapahtumana. Linkki tapahtumaan päivittyy automaattisesti LePa P94:n sivuille. Leirille osallistujat ilmoittautuvat suoraan netin kautta oman joukkueen sivuilla.

Joukkueen vastuuhenkilö saa ILMARIsta suoraan osallistujalistat ja voi kirjoittaa ja lähettää kaikki leiriin liittyvät tiedotteet osallistujille. Osallistujat itse tallentavat omat tietonsa ja saavat automaattisesti viitteellisen maksulomakkeen.

Leiriä varten merkitään osallistujamäärä ja otetaan vastaan tietty määrä varapaikalle ilmoittautuneita. Joukkueen vastuuhenkilö tekee mahdolliset peruutukset ILMARIssa ja lähettää saman tien varapaikalla olevalle ilmoituksen saadusta paikasta ja linkin maksulomakkeeseen.

Kirjatilaukset
Omien pelaajien ja heidän vanhempiensa iloksi sekä kiitokseksi sponsoreille LePa P94 on tehnyt kuvakirjan kauden tapahtumista. Kirjan tilaukset hoidetaan ILMARIn kautta luomalla tilauksesta oma tapahtuma. Näin vastuuhenkilö saa keskitetysti sitovat tilaukset ja jokainen tilaaja välittömästi viitteellisen maksulomakkeen.

Varustetilaukset
LePa P94 hoitaa myös varustetilaukset ILMARIn kautta keskitetysti.

Käyttäjän mielipide:
LePa, tapahtumat, ilmoittautumiset, jäsenet"Yhden tapahtuman luomiseen ILMARIssa menee muutama minuutti, sen jälkeen vanhemmat itse täyttävät kotisivujen kautta ilmoittautumis- tai tilaus-lomakkeen, johon minä olen määritellyt tiedot, jotka tulee antaa. Voin itse seurata ILMARIn kautta reaaliajassa kuka on ilmoittautunut tai ostanut jonkun tuotteen ja tarvittaessa siirtää tiedot exceliin. Saan lähetettyä suoraan kullekin ryhmälle tiedotteet ILMARIn kautta sähköpostilla ja vanhemmat saavat saman tien tulostettua viitteellisen laskun itselleen. Ja mitä tästä hyvästä "menetän" - ei enää uusien ja uusien postilistojen luomisia, ei enää kymmeniä ja kymmeniä sähköpostiviestejä, joista kerään ilmoittautuneiden tai hankintojen tekijöiden nimiä omiin taulukoihin kaikki tiedot itse syöttäen, ei enää laskujen tekemistä ja lähettämistä - nyt vain mietin mitä kaikkea voinkaan tehdä sillä 5-10 tunnilla per tapahtuma, joka säästyy ajassa, kun joukkueemme on ottanut käyttöön ILMARIn"
- Marika Hirvonen, Lepa P94


sivun alkuun

Kaupungit

 

Porvoon kaupungin liikuntatoimi, Porvoon uimahalli, Porvoon Nuorisotoimi

Porvoon uimahalli valmistui 1970. Uimahallin peruskorjaus ja laajennus tehtiin 2002-2003. Modernissa ja monipuolisessa uimahallissa on ison altaan, opetusaltaan ja hyppyaltaan ohella tarjolla laadukas monitoimiallas, jossa on vesihierontapisteet, virtauskanaali ja aaltokone. Virkistyspuolella on lisäksi liukumäki, pore-, kylmä- ja tenava-allas. Asiakkaiden käytössä on myös 5 tavallista saunaa, 4 höyrysaunaa, tilaussauna, kahvila ja kabinetti sekä solarium ja oheistila. Uimahallissa on vuosittain kävijöitä noin 182 000 - 185 000 ja siellä järjestetään noin 100 uimakoulua ja muuta tapahtumaa /vuosi.

Porvoon uimahalli hoitaa ILMARilla kaikki tapahtumien ilmoittautumiset. Ilmoittautuminen internetissä on ILMARIn käyttöönoton jälkeen vähentänyt ruuhkia uimahallin asiakaspalvelussa merkittävästi. Asiakkaat pääsevät ilmoittautumislomakkeeseen suoraan Porvoon kaupungin sivuilta, näkevät reaaliajassa vapaat paikat ja varapaikat, voivat nopeasti ja vaivattomasti ilmoittautua haluamaansa tapahtumaan ja kaikki tarvittavat tiedot siirtyvät heti uimahallin henkilökunnan käyttöön. Henkilökunta saa helposti osallistujalistat ja voi lähettää ILMARIn avulla e-mail viestejä osallistujille.

ILMARIssa luodaan muutamassa minuutissa kuvaus tapahtumasta, määritellään perustiedot mm. tapahtuman hinta, paikkojen lukumäärä ja tapahtuman ajankohta.

Porvoon kaupungin liikuntatoimi on alkanut käyttää ILMARIa myös muiden tapahtumien ilmoittautumisissa. Edellämainittujen kokemusten perusteella myös nuorisotoimi tilasi ILMARIn.

Käyttäjän mielipide:
Porvoo, uimahalli, liikunta, nuoriso, uimakoulut, osallistujalistat"ILMARIn käyttö on helppoa ja sen käyttöönoton jälkeen uimakoulujen ilmoittautumis-ruuhkat ovat poistuneet, kun suurin osa ilmoittautumisista on siirtynyt nettiin. Työaikaa säästyy listojen teosta, nehän saadaan suoraan ILMARIsta, samoin puhelinpalvelun tarve on vähentynyt, ja tarvittavat tiedot saadaan oikeassa muodossa talteen tietokantaan. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä helppoon ilmoittautumiseen ja nopeaan palveluun"
- Sirpa Ekblom, Liikunnanohjaaja

 


sivun alkuun

Yhdistykset

 

Ulkoilukeskus

ILMARIsta kertoi kokemuksiaan myös ulkoilukeskus joka tarjoaa palveluja ympärivuotiseen vapaa-ajanviettoon, kokouksiin ja juhlatilaisuuksiin niin yrityksille, yhteisöille kuin yksityisillekin. Kyseisessä ulkoilukeskuksessa järjestetään vuosittain yli 800 erilaista tapahtumaa, joihin osallistuu yi 100 000 kävijää.

ILMARIsta tuli selvä kilpailuetu joka tarjosi myös selkeästi laskettavissa olevia säästöjä.

ILMARIn käyttö: kaikki tapahtumat, jotka vaativat ilmoittautumista. Netti-ilmoittautuminen, tapahtuman rajoitetut paikkamäärät ja varapaikat, tapahtuman maksut ja osallistujalistat sekä viestit hoituvat helposti ja nopeasti.

ILMARIn hallintajärjestelmällä luodaan kuvaus tapahtumasta, asetetaan mm. tapahtuman hinta, paikkojen lukumäärä ja tapahtuman ajankohta. Omilla sivuilla kunkin tapahtuman esittelystä näkee heti paikkatilanteen ja pääsee suoraan ilmoittautumislomakkeeseen.

Ulkoilukeskuksessa voidaan selata ilmoittautumistietoja ja tulostaa osallistujalistat halutuilla tiedoilla. Osalllistujille lähtevät viestit voidaan lähettää sähköpostitse, ILMARIsta saadaan kaikki email osoitteet suoraan osoitekenttään, tai kirjoittaa viesti ILMARIssa ja tulostaa sekä lähettää ilmoittautuneille oikeilla nimi- ja osoitetiedoilla varustetut kirjeet.

Käyttäjän mielipide:
"Aiemmin työntekijöiltämme kului pelkkää puhelinaikaa noin 1000 minuuttia per tapahtuma neuvontaan ja tilausten vastaanottoon. Tämän lisäksi tuli vielä laskujen kirjoittaminen ja osallistujalistojen keräily jne. ILMARIn käyttöönoton jälkeen yli 80% tästä kaikesta on siirtynyt nettiin ja työaikaa säästyy hyvinkin päivä viikossa. Myös asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä sekä helppoon ilmoittautumiseen, että nopeutuneeseen henkilökohtaiseen palveluumme."
- Ulkoilukeskuksen johtaja.


sivun alkuun

Liitot ja järjestöt

ILMARIa käyttävät mm. Finfood, Eläkesäätiöyhdistys ESY, HYKSin lapsisyöpäpotilaiden vanhemmat ja ystävät ry, Suomen palloliiton Uudenmaan piiri ja Suomen Kuntourheiluliitto KUNTO ry erilaisten seminaarien ja koulutustilaisuuksien ilmoittautumisten keräämiseen. Myös laivaseminaarien hyttivaraukset ja paluulennot on pystytty näppärästi ratkaisemaan ILMARIlla.